De cînd au început „adaptările„ la GDPR am tot citit „informări„/„politici„. Cele mai multe mi se par „stufoase„ și lipsite de claritate pentru utilizatorul simplu.

Am îndrăznit să „compilez„ o „informare„ așa cum mi se pare mie că ar trebui să fie. Este doar un exemplu în care am încercat să suprind cît mai multe din situațiile practice. Exemplul meu nu este un „model„/„template„, scopul său fiind mai mult unul didactic.

Termenele calendaristice menționate sînt cu titlu de exemplu! A nu se folosi ca referințâ legală!

______________________________________________________________________________

Informare privind prelucrarea Datelor personale

Ultima actualizare:……2019

Angajamentul nostru:

• Să îți păstram datele cu caracter personal în siguranță.
• Să nu vindem date tale.
• Să îți oferim o modalitate prin care îți poți accesa oricînd datele.

Datele cu caracter personal și legea

1. Cine sîntem

Ori de cite ori vei procura un serviciu sau un bun de la noi vei intra în relație cu organizația noastră. (dacă este un grup, detalii despre grup)

Sîntem……(denumire organizație, J, RO, cont bancar – )….

Mai multe detalii despre afacerea noastră la adresa: link.

Dacă detaliile din această informare nu te mulțumesc și vrei să afli mai multe informații te rugăm să ne suni la:….sau să trimiți un email la….

2. Cum te protejează legea

Datele tale cu caracter personal sînt protejate prin lege: Regulamentul European 679/2016 (link)respectiv Legea 190/2018 (link).

Regulamentul European spune că avem voie să prelucrăm datele personale doar dacă avem un motiv real. Acest lucru înseamnă inclusiv posibilitatea de a le transmite în afara organizației noastre. Regulamentul spune că trebuie să avem cel puțin unul din următoarele motive pentru prelucrarea datelor tale:

• Să încheiem un contract între noi
• Să existe o obligație legală
• Să avem un interes legitim bine justificat
• Să îți protejăm interesele vitale
• Trebuie să executăm o sarcină în interes public
• Cînd ți-ai dat consimțămîntul

Cînd avem un motiv comercial (economic) să îți prelucrăm datele personale atunci se spune că există un „interes legitim„. Ori de cite ori apare un astfel de motiv, te vom informa. Trebuie să știi însă că existența interesului nostru legitim nu trebuie să fie contrară intereselor tale.

Regulamentul și alte legi/reglementări tratează anumite date cu caracter personal ca find „speciale„/sensibile. Se includ în această categorie informații despre originile etnice sau rasiale, credința/religie, datele despre starea de sănătate, orientarea sexuală, apartenența la un sindicat, înregistrările din cazierul judiciar.

Nu colectăm și nu prelucrăm astfel de date fără consimțămîntul tău cu excepția cazului în care legea ne permite/obligă acest lucru. Vom prelucra acest tip de informații doar dacă este necesar:

• Există un interes public major
• Trebuie să ne putem apăra interesele într-o instanță judecătorească.

În continuare îți prezentăm o listă cu modul în care folosim datele tale personale, care sînt motivele pentru care le prelucrăm, inclusiv interesele noastre.

Pentru ce îți folosim datele personale	Motivul (legalitatea)	Interesul nostru
Pentru că ești clientul nostru
• Administrăm toate relațiile dintre tine și organizația noastră • Dezvoltăm activități de marketing • Analizăm modul în care folosești produsele și serviciile noastre • Îți comunicăm informații despre produsele și serviciile noastre ……	• Executarea contractului • Consimțămînt • Interes legitim • Cerință legală	Păstrînd înregistrări actuale, putem afla care produse și servicii te interesează și îți putem oferi informații • Dezvoltăm produse și servicii noi și estimăm prețuri • Definim noi tipuri de clienți pentru viitoarele noastre produsele și servicii • Cînd dorim să te contactăm îți cerem acordul • Să fim eficienți cu privire la îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale
Pentru că vrem să ne îmbunătățim afacerea
• Testăm produse sau servicii noi • Gestionăm relațiile cu firmele care ne oferă nouă și clienților noștri servicii • Dezvoltăm forme noi de satisfacere a nevoilor tale și prin asta ne creștem afacerea …….	• Executarea contractului • Interes legitim • Cerință legală	Dezvoltăm produse și servicii noi și estimăm prețuri • Definim noi tipuri de clienți pentru viitoarele noastre produsele și servicii • Să fim eficienți cu privire la îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale
Pentru că trebuie să ne adminisitrăm modul de operare
• Livrarea produselor și serviciilor • Gestiunea încasărilor de la clienți • Gestiunea plăților către furnizori ……	• Executarea contractului • Interes legitim • Cerință legală	• Să fim eficienți cu privire la îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale Să respectăm prevederile legale
Pentru că trebuie să administrăm riscuri și să prevenim infracțiuni
• Detectăm, investigăm, raportăm și prevenim fraude economice • Să gestionăm riscurile noastre și pe cele ale tale • Să respectăm legea aplicabilă • Să răspundem plîngerilor depuse și să rezolvăm neconformitatea	• Executarea contractului • Interes legitim • Cerință legală	• Să fim eficienți cu privire la îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale
Pentru că trebuie să ne adminsitrăm afacerea
• Să ne conducem afacerea într-un mod eficient și adecvat. Acesta include gestionarea poziției noastre financiare, capacitatea economică, planificarea, adăugarea și testarea sistemelor și a proceselor, gestionarea comunicațiilor, guvernarea corporativă și auditul • Să ne exercităm drepturile prevăzute în acorduri sau contracte	• Executarea contractului • Interes legitim • Cerință legală	• Să fim eficienți cu privire la îndeplinirea obligațiilor noastre legale și contractuale
Pentru că trebuie să prelucrăm categorii special de date
• Există un interes public major	• Folosim înregistrările din cazierul judiciar pentru a preveni, detecta comportamentul ilicit și actele ilegale • Folosim date despre sănătatea ta pentru a-ți pune la dispoziție contracte de asigurare de sănătate sau condiții corespunzătoare de muncă
• Trebuie să răspundem unei cerințe legale	• Transmitem datele tale personale instituțiilor statului
• Consimțămînt	• Atunci cînd prelucrăm categorii special de date îți vom cere consimțămîtul dacă legea nu prevede altfel

3. Categorii de date personale

Folosim diferite tipuri de date personale pe care le-am grupat pentru a fi mai ușor de umărit. Nu folosim toate aceste date din același motiv sau pentru același motiv. Pe unele le folosim pentru marketing, pe altele pentru a putea să îți livrăm bunuri sau servicii, pe altele pentru că avem o cerință legală.

Tipul Datelor personale	Descriere
Financiare	Istoricul financiar, număr de cont bancar….
Contact	Nume, prenume, adresă de contact….
Socio-Demografice	Loc de muncă, profesie, naționalitate, nivel de educație, nivel venituri…….
Tranzacționale	Detalii despre plățile făcute și numărul contului bancar
Contractuale	Detalii despre produsele și serviciile oferite/livrate
Locație	Date despre locul în care te afli. Acestea pot veni de la calculatorul sau telefonul tău sau magazinul din care ai cumpărat
Comportmentale	Detalii despre modul de utilizare a produselor și serviciilor noastre
Tehnice	Detalii despre dispozitivile și tehnologia utlizate (model telefon, sistem de operare)
Comunicări	Ce am învățat din scrisorile/emailurile/mesajele schimbate între noi
Relații sociale	Relații de familie, prieteni
Date deschise și înregistrări publice	Detalii existente în înregistrări publice sau date deschise pe Internet
Date documentare	Detalii despre tine existente în diferite formate, în diferite documente (copii după certificatul de naștere, CI…)
Categorii speciale	Colectăm și prelucrăm ctagegorii speciale de date doar dacă ne permite sau ne impune legea   • Originea etnică/rasială • Religie, opinii politice, filosofice • Apartenența sindicală • Date genetice/biometrice • Date despre starea de sănătate • Orientarea sexuală • înregistrările din cazierul judiciar
Consimțămînt	Orice permisiune/consimțămînt pe care ni-l acorzi. Acesta include modul în care dorești să fii contactat, dacă dorești să primești factura în format electronic….
CNP	…..

4. Cum îți colectăm datele personale

Colectăm datele tale personale din sursele enumerate în continuare

Tu ești cel care ne-ai oferit datele

Avem în vedere datele pe care ni le oferi tu în mod direct precum și datele pe care ni le oferă angajatorul tău sau managerii tăi:

• Cînd soliciți o ofertă
• Cînd avem o convorbire telefonică sau un schimb de mesaje
• Cînd folosești situl nostrum web, aplicațiile naostre …..
• În documente pe care ni le transmiți
• În documente financiare (pe factură de exemplu)
• În chestionare de feedback
• Cînd iei parte la o promoție
• ….

Datele pe care le colectăm cînd folosești servicile noastre
Avem în vedere două situații: detalii despre modul și locul în care ai accesat serviciile noastre respective datele despre plățile efectuate.

• Plăți
  Se includ aici: suma, frecvența, tipul, locul, destinatarul….
• Profil și date de utilizare
  Se include detalii legate de numele de utilizator pe care ți l-ai creat cînd ai început să utilizezi serviciile noastre, confirgurațiile pe care le-ai făcut, dispozitivele pe care le folosești (telefon, laptop). Folosim de asemenea cookies prin care colectăm date atunci cînd folosești situl/aplicația. Mai multe detalii în Politica cookies

Date obținute indirect

• Putem afla despre tine prin intermediul altor firme cu care avem relații comerciale sau situri
• De la consilieri financiari
• De la bănci, agenții de credit sau asiguratori
• De pe siturile rețelelor sociale
• De la prieteni care te recomandă
• Din surse publice cum ar fi Registrul Comerțului, Monitorul Oficial
• De la agenții imobiliare
• De la companii care realizează cercetări de piață
• De la firme care realizează analize de date
• De la cabinetul de medicină
• …..

5. Cît timp îți păstrăm datele

Majoritatea datelor tale sînt păstrate pe întreaga perioadă în care ești clientul nostru. Există însă situații în care unele date vor fi păstrate pe perioade de timp mai mari: în situațiile definite de lege

De asemenea vom păstra datele tale pe o perioadă de 10 ani după încetarea relațiilor comerciale dintre tine și organizația noastră pentru următoarele motive:

• Realizarea de studii statistice
• Pentru a răspunde la o cerere din partea autorităților sau pentru a demonstra în instanță o solicitare
• …….

Este posibil să păstrăm datele pe o perioadă de 10 ani și în situațiile în care nu le putem șterge din motive tehnice. În toate aceste cazuri datele tale sînt folosite conform scopului descris anterior și ne asigurăm că sînt protejate corespunzător.

6. Dacă ești decis să nu ne oferi date

În cele mai multe cazuri colectăm datele tale personale în baza unor cerințe legale sau pentru desfășurarea contractului dintre noi.

Dacă ai ales să nu ne oferi acele date ne vom afla în imposibilitatea executării contractului sau nu vom putea respecta ceea ce impune legea.

Sînt situații în care îți solicităm datele personale chiar dacă nu există o prevedere legală dar care ne folosesc nouă în afacere. Aceste situații îți vor fi explicate și îți vom cere consimțămîntul. Nu ești obligat să ne oferi acele date și refuzul tău nu va afecta livrarea bunurilor sau serviciilor.

7. Cookies

Cookies sînt fișiere mici care sînt transmise dispozitivului tău (laptop, PC, telefon, tabletă) de către serverul web care găzduiește situl organizației naostre, ori de cite ori vizitezi acest site. Aceste fișiere sînt salvate pe dispozitivul tău și ori de cite ori vei vizita situl nostru ele vor fi transmise serverului nostru.

Aceste fișiere stochează informații despre alegerile pe care le faci pe site. Mai multe detalii despre acest subiect în Politica cookie (link)

Tu ai control asupra datelor tale

8. Cum depui o plîngere

Dacă nu ești mulțumit de modul în care îți folosim datele personale ne poți contacta astfel:

• Completînd formularul de contact de pe site
• Transmițînd un email la adresa…

De asemenea poți să te adresezi Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal completînd acest formular: https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_RGPD&lang=ro

9. Cum îți poți retrage consimțămîntul

Îți poți retrage consimțămîntul pe care ni l-ai acordat în orice moment.

Te rugăm să ne contactezi prin mijloacele descrise anterior dacă dorești acest lucru.

Retragerea consimțămîntului va avea efect doar asupra datelor pe care le folosim în baza acestuia. Dacă retragerea consimțămîntului conduce la imposibilitatea livrării unor bunuri sau servicii te vom informa în acel moment.

10. Dacă datele tale nu sînt corecte, te rugăm să ne anunți

Ai dreptul să ne întrebi orice despre informațiile pe care le prelucrăm și să le corectăm în cazul în care nu sînt corecte.

În urma solicitării tale le vom verifica și le vom corecta. Solicitarea ta poate fi făcută prin modalitățile amintite anterior. Trebuie să știi că solicitările tale pot fi monitorizate sau înregistrate (în cazul unui apel telefonic)

11. Cum poți obține o copie a datelor tale

Poți să obții o copie a tuturor datelor despre tine pe care le deținem.

Te rugăm să completezi formularul de pe site sau să ne scrii la adresa:…..

Dacă vrei să îți transferi datele

Unele date ți le putem oferi sub forma unui fișier astfel încît să le poți trasfera către altă organizație. Dacă dorești acest lucru îți vom pune la dispoziție acele date într-un format ușor accesibil și reutilizabil. La cererea ta vom putea realiza noi transferul către organizația pe care ne-o indici.

12. Drepturile tale

În orice moment, ai dreptul de a te opune prelucrării datelor tale. Acest lucru se numește „dreptul la opoziție„

Ne poți cere să îți ștergem datele dacă nu mai avem nevoie de ele. Acest lucru se numește „dreptul la ștergerea datelor„. Chiar dacă există situații oficiale în care trebuie să îți păstrăm datele, te rugăm să ne spui dacă tu consideri că ar trebui să nu le mai folosim.

Uneori ne poți solicita să restricționăm utilizarea datelor tale („dreptul la restricționarea prelucrării„). Acest lucru înseamnă că ele vor fi folosite doar în anumite situații cum ar fi plîngeri sau exercitarea unor drepturi. Ne poți solicita să restricționăm prelucrarea datelor tale, dacă:

• Nu sînt corecte
• Au fost folosite în mod illegal dar nu dorești să le ștergem
• Nu mai sînt relevante, dar dorești să le psătrăm în eventualitatea unei plîngeri
• ……

Dacă restricționăm prelucrarea datelor în acest fel, nu le vom mai folosi sau nu le vom distribui în alte moduri pe perioada restricționării

Cum folosim datele

13. Către cine le transmitem

Pentru a vă putea oferi produse și servicii, pentru a ne conduce afacerea și pentru a respecta regulile care se aplică în cazul nostru, anumite date personale vor fi distribuite către alte entități

Mai jos regăsești toate tipurile de organizații către care îți putem transmite datele personale.

Autorități

• ….
• …..
•  
•  

Bănci sau firme de service financiare

Asiguratori

•  

Distribuirea datelor anonimizate

Putem distribui sau chiar vinde anumite date către alte firme dar doar după ce acestea au fost anonimizate astfel încît să nu mai poți fi identificate

14. Ce publicitate primești

Folosim datele tale pentru a putea lua decizii cu privire la produsele/serviciile și ofertele de care credem că poți fi interesat. Acest lucru înseamnă „marketing„ pentru noi.

Îți vom folosi datele personale pentru a transmite mesaje de marketing doar dacă avem consimțămîntul tău sau un interes legitim bazat pe o relație comercială anterioară.

Ne poți contacta oricînd pentru a ne solicita să nu îți mai folosim datele în scopuri de marketing.

15. Cum folosim datele pentru a lua decizii automatizate

Uneori folosim aplicații informatice pentru a lua decizii automatizate despre tine. Acest lucru ne ajută să ne asigurăm că deciziile noastre sînt luate rapid, eficient, corect bazat pe ceea ce știm despre tine.

Mai jos regăsești deciziile automatizate pe care le luăm:

Prețuri

Oferte și marketing

Identificarea fraudelor