Avem Legea privind arhivarea documentelor în formă electronică  135/2007

“Art. 1. – Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.”

Se aplică deci documentelor în formă electronică.

La definiţii însă nu regăsim nimic. Doar:

“e) mesaj electronic – documentul în formă electronică ce conţine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum şi momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat în scopul transmiterii la distanţă a unei informaţii prin mijloace electronice;”

Ştim deci că mesaul electronic este un document în formă electronică. Dar ce este documentul electronic, tot nu ştim.

Citim şi Legea nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnatura electronica

  “1. date in forma electronica sunt reprezentari ale informatiei intr-o forma conventionala adecvata crearii, prelucrarii, trimiterii, primirii sau stocarii acesteia prin mijloace electronice;
    2. inscris in forma electronica reprezinta o colectie de date in forma electronica intre care exista relatii logice si functionale si care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificatie inteligibila, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar;”

Mai citim şi art.15 lit.a din Legea nr.182/2002

„informaţiile sînt orice documente, date, obiecte sau activitati, indiferent de suport, forma, mod de exprimare sau de punere in circulatie”

Fişierul Stat_de_salarii.doc este deci un înscris în formă electronică, dar nu este un mesaj electronic. Dar este conţinutul acestui fişier un document electronic? Dacă tipăresc conținutul acestui fișier, cu certitudine este un document, pentru că aşa ne învaţă contabilitatea şi legea.

Dar dacă nu îl listez cine spune că este “document electronic”?

O definiţie din legislaţia canadiană:

““electronic document” means data that is recorded or stored on any medium in or by a computer system or other similar device and that can be read or perceived by a person or a computer system or other similar device. It includes a display, printout or other output of that data.”

Accept că sunt un mare cârcotaş şi că în final fişierul Stat_de_salarii.doc este un document electronic.

Din Ordinul MEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile aflăm că

Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciâiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 52, 53 şi 54

Din Anexa 1 a ordinului menţionat luăm la cunoştinţă despre Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar contabile

64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conţinutului documentelor financiar-contabile.

65. Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

66. Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând

măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;

b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;

c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;

d) restricţionarea, detectarea şi monitorizarea accesului în sistem;

e ) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente imprevizibile, prin:

– arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate;

– înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.

67. Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.”

În concluzie, se poate spune despre fişierul Stat_de_salarii.doc că este un document financiar contabil care se poate arhiva electronic?

Este totuşi şi un document electronic?

UPDATE:

document în formă electronică – orice colectie de date în formă electronică între care există relatii logice si functionale si care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificatie inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar; (Lege nr. 183 din 16 mai 2006 privind utilizarea codificării standardizate a setului de caractere în documentele în formă electronică)