Este 26 mai 2018.

Gigel Popescu, angajat al SC ABC SRL, își încheie contractul de muncă cu angajatorul.

La plecare, în baza Regulamentului 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, Gigel solicită ștergerea datelor personale.

Cum procedăm?

Articolul 17 – Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

(1)   Persoana vizată are dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

(a) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

(b) persoana vizată își retrage consimțământul pe baza căruia are loc prelucrarea, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau cu articolul 9 alineatul (2) litera (a), și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrarea;

(c) persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea sau persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (2);

(d) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

(e) datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine operatorului în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidența căruia se află operatorul;

(f) datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale menționate la articolul 8 alineatul (1)

Pînă la 26 mai 2018, operatorul a trebuit să pună în practică măsuri tehnice și organizatorice care să asigure conformitatea cu Regulamentul. Asigurarea conformității pornește de aici:

Conform paragrafului 2 din articolul de mai sus, operatorul este responsabil de respectarea principiilor și poate demonstra această respectare („responsabilitate”)

Tot Art 17 prevede că:

(3)   Alineatele (1) și (2a) nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară:

(a) pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;

(b) pentru respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorități oficiale cu care este învestit operatorul;

(c) din motive de interes public în domeniul sănătății publice, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) literele (h) și (i) și cu articolul 9 alineatul (3);

(d) în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), în măsura în care dreptul menționat la alineatul (1) este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective; sau

(e) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Există situații în care, pentru anumite documente ce conțin chiar date personale, operatorul trebuie să respecte perioada de stocare impusă de legislație. De exemplu, Normele privind arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se regăsesc în Secțiunea C din Normele Generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.

În baza acestor norme:

• se arhivează/păstrează timp de 5 ani  (printre altele)
  • Ordin de deplasare (delegație)
  • Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale);
• se arhivează timp de 50 de ani Statul de salarii.

Toate cele de mai sus au fost documentate înainte de 25 mai 2018. Lui Gigel i se va răspunde:.

Următoarele date….. stocate/păstrate/arhivate în baza/conform…..vor fi șterse după….,